Säkerhetskultur och förändringsledning

Förändringsledning blir relevant när organisationen vet vad som behöver förändras, men också behöver få förändringen att fungera i praktiken.

Det kan till exempel finnas:

• rutiner som inte används som det är tänkt
• otydlighet kring roller, ansvar eller mandat
• återkommande avvikelser eller tillbud
• skillnader mellan olika delar av organisationen
• chefer eller arbetsledare som behöver bättre förutsättningar i sitt arbetsmiljöarbete
• låg rapportering av risker och tillbud
• nya arbetssätt eller krav som behöver implementeras
• behov av att stärka delaktighet och säkerhetsmedvetande.

Ett förändringsarbete behöver utgå från verksamhetens nuläge. Därför börjar vi inte med en färdig lösning som ska passa alla.

Först behöver vi förstå hur arbetsmiljöarbetet fungerar idag. Det kan innebära att vi går igenom befintliga rutiner och styrdokument, genomför intervjuer och observationer och pratar med människor på olika nivåer i organisationen.

Vi tittar på skillnaden mellan hur arbetet är tänkt att fungera och hur det faktiskt fungerar.

Kartläggningen kan exempelvis beröra:

• organisation och ansvar
• mandat och beslutsvägar
• befintliga rutiner och arbetssätt
• risk- och avvikelsehantering
• rapportering av tillbud
• kommunikation
• ledarskap
• delaktighet
• kunskap och kompetens
• uppföljning.

Ett sådant arbetssätt ligger nära det systematiska arbetsmiljöarbetet, där arbetsgivaren återkommande ska undersöka arbetsmiljön, bedöma risker, vidta åtgärder och kontrollera effekten av dem.

När nuläget är kartlagt kan vi identifiera var det finns skillnader mellan beslutade arbetssätt och verksamhetens faktiska behov.

Det är inte alltid fler rutiner som behövs.

Ibland behöver befintliga rutiner förenklas eller förankras bättre. I andra fall handlar problemet om otydliga mandat, bristande kunskap, kommunikation eller om att arbetsledare inte har rätt förutsättningar att omsätta kraven i vardagen.

Chefer och arbetsledare har en central roll i ett förändringsarbete.

Det är svårt att skapa hållbar förändring om organisationen utbildar medarbetarna men inte samtidigt ger ledarna kunskap, mandat, tid och verktyg för att följa upp arbetet.

Därför kan ProteQta arbeta med exempelvis:

• tydliggörande av roller och mandat
• stöd till chefer och arbetsledare
• praktiska verktyg för arbetsmiljöarbetet
• risk- och avvikelsehantering
• återkoppling och uppföljning
• kommunikation kring säkerhet och arbetsmiljö
• stöd i hur nya arbetssätt implementeras.

En ny rutin fungerar inte bara för att den har kommunicerats.

Förändringen behöver införas i verksamhetens befintliga arbetssätt och följas upp över tid. Det kan innebära att nya arbetssätt introduceras stegvis, att chefer och arbetsledare får stöd under införandet och att problem som uppstår fångas upp och hanteras.

Delaktigheten är viktig. Arbetsmiljöverket beskriver att förändring av säkerhetskultur behöver ske medvetet, normalt tar tid och behöver ge både chefer och arbetstagare möjlighet att delta för att förändringen ska bli hållbar.

Det är därför förändringsledning är en viktig del av tjänsten.

Förändringsarbetet behöver följas upp för att visa om det faktiskt har fått effekt.

Vad som följs upp beror på uppdraget och vad organisationen vill förändra. Det kan exempelvis handla om:

• hur rutiner efterlevs
• rapporterade risker, tillbud och avvikelser
• genomförda och stängda åtgärder
• deltagande i arbetsmiljöarbetet
• hur roller och mandat fungerar
• hur nya arbetssätt används
• återkoppling från chefer, arbetsledare och medarbetare.

Uppföljningen ska hjälpa organisationen att se vad som fungerar, vad som behöver justeras och vilka frågor som fortfarande behöver utvecklas.

Säkerhetsproblem beror sällan på en enda faktor.

Därför är det relevant att se på samspelet mellan människa, teknik och organisation, ofta kallat MTO. Arbetsmiljöverket beskriver MTO som ett sätt att få ett bredare perspektiv på säkerhetsarbetet genom att studera både faktorerna och samspelet mellan dem. MTO kan användas både förebyggande och vid utredning av händelser.

Det innebär också att en händelse inte automatiskt ska förklaras med att någon "gjorde fel". Frågan behöver också vara vilka organisatoriska, tekniska och mänskliga förutsättningar som påverkade situationen.

Behovet av ett strukturerat säkerhetskulturarbete blir särskilt tydligt i verksamheter där många människor, företag och arbetssätt behöver fungera tillsammans.

I sådana miljöer kan det dessutom finnas olika företagskulturer, språk, arbetssätt och säkerhetssystem inom samma projekt. ProteQtas egna erfarenheter från större internationellt präglade projekt visar exempelvis på praktiska kulturkrockar mellan olika säkerhetssystem och arbetssätt.

Det gör kommunikation, tydliga förväntningar, gemensamma arbetssätt och närvarande ledarskap särskilt viktiga.

Vi börjar med att förstå verksamheten och vad organisationen faktiskt vill förändra.

Därefter kan arbetet exempelvis byggas upp som:

Kartläggning → analys → åtgärder → utbildning och ledarskapsstöd → implementering → uppföljning

Det ger möjlighet att kombinera organisationsperspektivet med förståelse för hur arbetsmiljöarbetet faktiskt fungerar ute i verksamheten.